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隆鑫集团:借力高效知识管理门户 提升企业“内功”

摩托车行业经过十年的飞速发展后,渐渐近两年摩市持续走低,整个市场低靡,但摩托业之间的竞争却愈演愈烈。面对摩托车行业日益激烈的国际化市场竞争,如何能在竞争中处于不败之地?企业不但要及时的掌握市场变化,作出迅速反应,还需要利用先进的技术和理念将自己装备起来,不断地修炼企业的“内功”。

  隆鑫集团:借力高效知识管理门户提升企业“内功”

  重庆隆鑫工业集团坐落在重庆市经济技术开发区白鹤工业区,那里风景秀丽,背靠苍翠葱郁的南山风景区,为长江之滨。隆鑫工业集团(以下简称隆鑫集团)是一家跨地域、大规模、专业化从事摩托车、摩托车发动机以及紧密关联的热动力产品的大型民营企业集团,也是中国摩托车行业前十强的大型企业。

  隆鑫集团拥有数千职工,下辖隆鑫、劲隆、特机三个事业部和一个技术中心,下属十多家子公司,主要生产“隆鑫”、“劲隆”、“劲隆光阳”三大品牌摩托车和“隆鑫”牌摩托车发动机。集团拥有亚洲最大的单体摩托车联合工业厂房,是中国最大的摩托车及发动机生产基地之一。

  束缚感

  经历了摩托业十年的飞速发展,隆鑫保持着稳固持续的成长势头,业务需求也日趋多样化,然而就是在这样的情况下,隆鑫集团却感觉到无形的束缚感。正如其他步入成熟期的企业一样,隆鑫已经日益感受到了IT系统应用瓶颈的制约。

  “企业办公效率太低!”负责管理信息化规划建设的企管部刘佑兴部长一语道破了集团存在的最大弊端。

  从隆鑫集团企业信息化建设来说,近几年,互联网已得到普及,企业网络基础设施搭建较为完备,目前已实施了基于Oracle数据库的ERP、财务、销售、售后服务等系统。但由于隆鑫集团规模庞大,集团总部下面设有事业部,事业部下还有分公司,各种业务运作和管理也日渐繁杂,而公司内部的公文处理及其流程又不规范,光日常文件的流转就耗费过多时间,工作效率太低。一方面内部对于加快办公运作效率与实现信息资源共享,最终摆脱这个束缚的要求日益强烈;另一方面对外界强大竞争压力,隆鑫集团也越感受到了危机,迫切要求通过一种工具来改善、优化已有的办事流程,修炼企业内功以保持竞争优势。

  为了全面提升集团管理水平,刘部长向集团提出实施以知识管理为核心的办公自动化系统(KOA)工程的建议。

  寻求“利器”

  如何尽快、迅速提高公司业务和人员运作效率,增强公司的生命力和竞争力,成为公司全体员工、特别是管理层所共同关注的焦点!2004年9月,隆鑫集团开始招标,寻求务实而高效的办公自动化系统软件产品。

  经过考察和评比,最后隆鑫集团选择了具有纯熟的技术,丰富的设计施工经验和先进的理念思想蓝凌管理咨询支持系统有限公司。隆鑫集团的刘部长说:“我们最终选择了蓝凌,是考虑了三点,一是他产品比较成熟,有比较多成功项目;二是我们也考察了一些他的用户,在使用上感觉比较好;最后一点也是最重要的一点,我们很注重知识管理在系统中的应用和传递,而蓝凌的产品正好与我们集团要求相符。”

  2005年初集团将KOA作为集团信息化建设中重要的一环全面实施,以知识管理为核心打造企业管理的内核。隆鑫集团提出,所建立的这个系统平台要适合集团组织结构,符合集团办公业务特点,更要涵盖企业知识管理的落地,而且不仅仅关注办公事务本身与企业的短期利益,更重要的是它的最终目标是要实现企业及员工的协同发展。

  KOA落地

  应用推广是KOA实施中的难点。为了尽快让KOA落地,早在项目刚立项的时候,集团总裁、副总裁和其它管理层都参加了由知识管理的专家开展的培训,这样最先从管理层开始做知识管理的引导。面对庞大的培训推广工作,刘佑兴领导KOA项目组将各部门的实施责任划分落实到人,并在公司的各处都做了醒目的标识,提醒大家每天都上KOA系统。在大家共同努力下,缩短了2个月的实施时间,KOA系统就得以在集团全面应用。

  系统上线时,需要做的工作很多。为了健全集团的管理体制,首要工作是对集团已有的知识和工作流程做梳理分类。据刘部长介绍集团以前的流程因为不规范,所以工作效率不高,还常出现扯皮现象。而且以前有些文件之间的核心精神是相违背的,有的规定不合一。再加上集团本身就有许多纸质的资料,这些已有的资料需要重新进行梳理分类,让它们沉淀到集团的知识库中,以便于今后各个员工查看阅读、分享经验。要保障系统上线后能够发挥最大功效,这些前期的工作就必须做到位。通过这次的整体梳理后,将知识文档划分为工作总结、专业知识库、业务文档、案例管理等不同模块,通过设定好的知识梳理步骤,形成知识树、制度树、专家地图,并且将集团的规章制度固化下来,知识经验沉淀下来了,工作流程也就更加简便效率化,最终达到集团上下的一体化、规范化的目的。

  集团分布式解决方案

  早在系统招标的时候,隆鑫集团就提出系统必须要适合集团组织结构,符合集团办公业务特点。隆鑫的集团经营多元化、组织架构复杂、人员数量较大,而且它的下属分支机构较多,各个分公司又有独立应用的需求,但之间却都有信息交互的要求,企业内部需要全面的协同工作。这种情况下,如果集团上下搞“一刀切”,用单一的服务器,没有办法容纳同一时间大量用户一起访问,集团内部海量数据的存储也会受到单套系统数据库容量的限制。

  刘佑兴介绍到,05年9月的时候,就完成了集团门户的部署,但是随着集团的发展,下属企业的要求,为了进一步地提升企业的“内功”,隆鑫果断地于在06年5月再次和蓝凌合作,考虑到一些集团特色以及硬件环境的影响,隆鑫集团放弃传统的集中式解决方案,接受了蓝凌的建议,系统采用集团分布式的的解决方案。作为系统的第2期项目,主要是解决集团下属企业的系统构建,按分布式方式部署,减轻主服务器的负载压力,让系统性能得于保障,最大限度地满足了各个公司之间信息互联互通的要求。

  隆鑫集团采用的解决方案最大的特色是“随需应变”,在规范集团标准的知识内容的同时又允许各公司定制适合本公司的知识内容。特别是体现在审批流程上,根据各公司的业务运作情况,灵活的设定相关的审批流程。它还可以根据下属公司的需要,授权给下级公司,这个权限也可以根据总部要求收回,这种分级授权管理方式就大大减少隆鑫集团的系统维护,适应各种复杂的组织机构,也能灵活地拆分或整合应用模块,使整个系统具有良好的可伸缩性。

  对于系统的灵活度,刘部长是颇为满意的,当然他还希望能够做到尽善尽美:“还有一点我希望能得到改进,由于我们子公司特别是工厂的作息时间都是不一样,而每一个流程都是固定了节点和处理时间长度,但有的公司正好处于放假,流程处理时间就可能会过去,我希望能够流程能做到自动跳过假期。”这也是他对系统灵活度的进一步要求。

  趋势:集团统一的门户

  据了解,隆鑫集团正在将ERP、产品生命周期管理PLM、财务NC、销售DRP、售后服务等系统整合到KOA平台上来,有些已经整合完成。通过数据的集成,实现单点登陆,用户只需要进行一次登录,就可以访问到所有的授权服务,再也不用像以前需要进入多个系统就要记住又多又复杂的用户名和密码。还在集团建立了LDAP服务器,所有应用系统共享LDAP目录服务器中的组织架构。

  隆鑫信息门户系统的建立和使用可以提高企业范围内的知识共享,员工也可以根据待办事宜的轻重缓急来优先工作内容,这样工作就变的井然有序起来,大大提高企业员工的工作效率。将系统最终建立成这样一个统一的企业信息门户,这是系统的最后走向,也是信息化建设的一个趋势。

  隆鑫集团的KOA系统是业界较新的应用,起点高。KOA的应用成功不仅大大提高了集团管理水平和管理效率,同时,项目的成功实施也引起外界媒体关注,在2005年获得《中国制造业信息化门户》主办评选的“中国制造业信息化门户网站”五十强称号。刘部长作为特邀嘉宾和KOA成功企业代表,出席了2005年10月19日在重庆海逸召开的“KM打造企业知识管理内核”的企业知识管理研讨会,并做大会发言介绍隆鑫实施经验。

  刘部长是一个不满足现状不断追求更高层次的人,当被问到是否觉得系统成功的时候,他说:“我最希望看到的是有一天,无论是领导还是普通的员工,每天上班的第一件事情是打开这个系统,那这个才叫最大的成功!”。2006度,由于在信息化建设的卓越表现,他被重庆市信息化领导小组评为市优秀CIO。

 
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